1.2.3 管理信息处理的内容
管理信息处理的内容主要包括信息的收集、存储、加工、传输和提供五个方面:
1.信息的收集
根据数据和信息的来源不同,可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。
原始信息收
集:在信息或数据发生的当时、当地,从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出,并用某种技术手段在某种介质上记录下来。
二次信息收集:收集已记录在某种介质上,与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。
二者区别:原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起来,它要求时间性强、校验功能强、系统稳定可*.
二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的,其实质是从别的信息系统得到本信息系统所需要的信息,它的关键问题在于两个方面:一是有目的地选取或抽取所需信息;二是正确地解释所得到的信息。
2.信息的存储
在信息存储方面应考虑存储量、信息格式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。
3.信息的加工
对收集到的信息都要进行加工,以便得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。
从加工本身来看,可以分为数值运算和非数值处理两大类:
(1)数值运算包括简单的算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算及各种检验、运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等。
(2)非数值处理包括排序、合并、分类、选择、分配,常规文字处理,图形、图像处理等。
4.信息的传输
信息的传输形成企业的信息流。信息传输应考虑信息的种类、数量、频率、可*性要求等。
在实际工作中,信息传输与信息存储是相联系的。当信息分散存储于若干地点时,信息的传输量可以减少,但分散存储也会带来存储管理上的一系列问题,如安全性、一致性等,而且变得难以解决。如果信息集中存储在同一地点,上述问题比较容易解决,但信息传输的负担将大大加重。
5.信息的提供
信息加工完成后,就应按管理工作的要求以各种形式,将信息提供给有关单位和人员,在企业中提供的主要形式为各种计划、统计报表、报告文件等。
1.2.4 管理信息处理的要求
现代企业对信息处理的要求可归结为及时、准确、适用、经济四个方面。
在企业经营活动中,根据不同范畴的问题,需要进行不同的决策,以及与之相应的信息。这些决策大致可以分为三类:
(1)战略规划:确定企业的目标和方针,制定实现目标所需要的资源配置计划。一般来说,战略规划所需要的信息是经过高度概括的,主要是外部信息,信息的范围广泛多样。
(2)管理控制:管理控制是经营管理人员按照战略规划确定的方针策略,运用给定的资源,有效地实现预定目标的过程。
(3)日常业务管理:日常业务管理就是高效率执行特定业务的过程。由于业务的内容、目标、所用资源等都是在管理控制过程中确定的,因此,在这一过程中需要进行判断的过程不多。所需要的信息绝大部分是企业内部发生的,信息内容既明确又详细。
1.3 管理系统中计算机应用的发展
1.3.1 计算机应用的发展阶段
管理系统中计算机应用即广义管理信息系统的概念,其发展可分为以下三个阶段。
l. 电子数据处理(Electronic Data Processing,EDP)
这一阶段计算机在管理中的应用主要在于日常业务与事务的处理、定期提供系统的业务信息。EDP的主要目标是提高管理人员处理日常业务的工作效率,减轻工作负担,节省人力和降低工作费用。这一阶段还可以再分为两个子阶段:数据单项处理和数据综合处理。
2. 数据的系统处理
狭义的管理信息系统(M