等。（3）称呼。称呼是指写信人对收信人的称呼，它的作用就好像我们平常在电话和会面中打招呼说“你好”一样。称呼可以分成社交称谓和职衔两大类。（4）经办人姓名。有些商业书信不便直接发给个人，需要发给公司。在这种情况下，为了使收信公司迅速将信函转给经办人或经办部门办理，避免耽搁，可以在封内地址和称呼中间加上经办人姓名。（5）主题。主题也称事由。它的作用就好比是杂志文章的标题，使人一看就知道信函的基本内容和目的。（6）信文。可以说，这是交易磋商函件最重要的部分，它包含着写信人要传递给受信人的信息，而这信息正是我们之所以要写这封信的首要原因。商业书信的撰写要做到完整、具体、清楚、简洁、礼貌、体谅、正确、并具有个性。（7）结束礼词。结束礼词是结束函件时的一种客套，如果说称呼就好像见面时说“你好”一样，结束礼词就好像分手时说“再见”。结束礼词在语言水平上应该与前面的称呼相呼应。（8）签名。（9）抄送。当信函副本抄送给某人时，他们的名字应该列在信上，这样收到此信副本的每个人都知道除他以外还有谁也收到副本。但在盲抄送的情况下，除了收到副本的本人，别人并不知道都有谁收到了信函的副本。（10）附件。信中如有附件，也应在信函上注明。（11）附言。附言也称再启，是指信写完后，想起还有要紧的话说时，在信函上加上的补叙的话。
随着科技网络的飞速发展，数据电文的使用越来越普及经常，但书信的写作仍然是最重要的基础能力之一。信函的撰写应尽量使用正规的文字和完整的句子，一般不使用专有名词以外的缩写。
电报在交易磋商中曾经被广泛使用过，即使是现在，也是合同法中规定的书面合同形式之一。电报可以从不同的角度分类：就地区分，有国内电报和国际电报；就业务分，电报可以分为政务电报、局务电报、新闻电报、私务电报，贸易电报属于私务电报；按到达时间快慢，电报可分为平电和加急电；按所用文字和电码分，可分为明文电、商用成语电、商用密码电、罗马字电。
国际商业明文电报是按字数、分地区计费的，凡一个组合不超过10个字码，包括英文字母、阿拉伯数字及电报中能使用的有关符号连在一起，按一个计费字计算，超过10个字码，不超过20个字码的按两个字计费，依次类推。
如前面所说，电报在交易磋商中，曾扮演重要角色，但现在，电报在国际经济贸易活动中已基本上被淘汰，许多发达国家的电信部门已取消此项业务。
电传的英语全称有Telegraph Exchange（电报交换），Teleprinter Exchange（电传机交换），及Teletypewriter Exchange（电传打字电报机）三种。一般取第一个词的头三个字母Tel和后一个词的头两个字母ex合在一起，简称Telex. Telex已在国际上成为统一使用的名称。由于电传的保密性高于传真，所以仍然被外交部门和一些商务机构使用。
电传的计费有2种，一种是用户电传，按每次发报时间长短计费；另一种是专线电传，每天24小时，双方可以随时直接联系，这种电传是按月或按年收费的。
由于电话的普及，传真已得到了迅速的发展，成为人们重要的通讯手段。像信函有信封，电报有电报挂号、电传有电传号码一样，除正文以外，传真也有封页。传真的封页包括：发传真公司的全称、地址、电话号码、传真号码、徽标；收传真公司的全称、地址、电话号码、传真号码；收传真人姓名、所在部门、职务等。传真可以按照与书信相同的格式写，也可以写的简便一些。传真还可以用来传递商业单证、图纸等。
简单地说，电子邮件就是用电子手段传递的信件。随着Internet的普及，电子邮件已经开始越来越多地渗透到人们的工作与生活之中，比起Internet的其他应用来说，电子邮件更容易被理解和接受，因为基本上任何人，不
